I moduli del prodotto SINFON STUDIO

1. MODULO GESTIONE PRATICHE

LA PRATICA

La pratica presenta in un'unica videata tutte le informazioni di un fascicolo, in modo completamente personalizzabile ed aggiornando in tempo reale le attività eseguite.
L'univocità delle anagrafiche permette di avere la sicurezza di utilizzare sempre la versione più recente dei dati, evitando doppie digitazioni e onerosi controlli manuali; inoltre è sempre garantita la corrispondenza tra anagrafica dell'atto e anagrafica contabile.

Alcune funzioni di utilità permettono di semplificare e ridurre l'onere di caricamento e controllo dei dati:

• l'acquisizione dei dati catastali dalle visure evita di dover descrivere ogni mappale, ai fini di atto ed adempimenti. E' sufficiente salvare la visura nella pratica per poterla 'leggere' e per caricarne il contenuto, sia essa storica, per mappale, per soggetto.

• la lettura vocale dell'atto elimina la necessità di collazionare l'atto in due persone.

Da un unico ambiente si può operare in diversi ambiti, così come si lavora con i fascicoli cartacei:

• ricerca dei fascicoli per referente (commercialista, agenzia immobiliare)

• inserimento e consultazione di documenti, siano essi atto, statuto, relazione preliminare e definitiva, visure, lettera di richiesta saldo, lettera accompagnatoria per la trasmissione della copia dell'atto, le copie dei documenti d'identità, dei codici fiscali, degli altri allegati acquisiti da scanner, le e-mail

• gestione dei preventivi di spesa e dei consuntivi, per il controllo delle anticipazioni e dei flussi finanziari

• inserimento in sede di stipula degli estremi dei documenti d'identità per produrre automaticamente le lettere di incarico nominative ai fini della privacy e dell'antiriciclaggio

• emissione dell'avviso di fattura o della parcella, controllo in agenda degli appuntamenti, repertoriazione dell'atto, controllo delle imposte anticipate per conto del cliente e scadenze dei depositi

La scrittura degli atti

SINFON STUDIO è l'unica soluzione che consente l'uso di tutte le possibili modalità di redazione dell'atto e di inserimento dei dati di pratica.

A) Redazione libera in videoscrittura

• La stesura dell'atto è eseguita in videoscrittura, con copia di un atto precedente e simile, o con digitazione libera; se l'utente lo desidera può richiamare nel corso del testo dell'atto i dati anagrafici di soggetti e di immobili precedentemente inseriti

• Utilizza il sistema di videoscrittura integrato SINFON Office

• SENECA, il Sistema Esperto Notarile per l'Elaborazione e la Collazione degli Adempimenti, legge l'atto ed istruisce a posteriori la pratica

B) Redazione guidata

• Permette di adottare minute d'atto che guidano la redazione, che possono essere predisposte dallo Studio con un minimo investimento migliorando i tempi e riducendo i tempi necessari per un semplice procedimento copia/incolla

• I dati specifici di pratica possono essere inseriti seguendo queste modalità:

  1. digitati in finestre che ne guidano l'inserimento e ne controllano la correttezza, prima di iniziare la redazione dell'atto

  2. digitati in finestre che ne guidano l'inserimento e ne controllano la correttezza, durante la redazione dell'atto

  3. digitati liberamente nel testo dell'atto e trasferiti in un momento successivo nella pratica, attraverso l'interprete SENECA

Inserendo a priori i dati, molte parti dell'atto possono essere declinate automaticamente per ottenere per esempio:

• la declinazione della comparsa al maschile, femminile, mista

• la declinazione corretta della rappresentanza, con i relativi poteri e la relazione con i soggetti rappresentati

• la declinazione dei beni suddivisi per comune e catasto

• controlli di compatibilità tra clausole e norme citate

• la declinazione dei dati anagrafici dei soggetti in tutti i luoghi in cui è utile

Con questa modalità è garantita da SINFON STUDIO la corrispondenza dei dati tra testo e pratica e la corretta indicazione del dato in ogni sua ricorrenza.
La correzione di un dato quale un nome proprio o un indirizzo avrà effetto in tutti i punti del testo dell'atto dove questo dato è utilizzato, oltre che nei dati di pratica.
Le clausole utili alla redazione dell'atto possono essere classificate liberamente anche a posteriori, dopo averle predisposte, in cartelle e sottocartelle secondo i criteri desiderati.

C) Composizione

• Il compositore, sulla base di uno schema d'atto necessariamente predisposto e validato preliminarmente dal Notaio, valuta i dati inseriti nella pratica e li mette in relazione con le condizioni e le clausole stabilite. I dati mancanti vengono richiesti all'operatore, attraverso domande

• Assicura certezza, sicurezza, velocità nella redazione dell'atto, rendendo più veloce la supervisione da parte del Notaio dal momento che non è possibile omettere clausole o declinare clausole e dati tra loro incompatibili

• La composizione guida anche i collaboratori meno esperti, attraverso la domanda di dati mancanti all'operatore, nella predisposizione di un atto in tempi rapidi, anche quando le informazioni sono disponibili solo poco tempo prima della stipula

• Garantisce uno stile omogeneo di scrittura degli atti anche se preparati da diverse persone

Adempimenti

I dati sono inseriti sempre una sola volta e gli adempimenti sono prodotti automaticamente, chiedendone semplicemente l'elaborazione o la stampa.
Con SINFON STUDIO si può stampare la denuncia Pubblica Sicurezza secondo il formato desiderato (primo venditore-primo acquirente; tutti i venditori-tutti gli acquirenti; primo mappale-tutti i mappali); si può produrre la lettera di incarico con un click, attingendo i dati dalla pratica; si può stampare il modulino per la determinazione della Plusvalenza.
L'Adempimento Unico Telematico è elaborato, attraverso una sola operazione, generando il file XML del plico, sottoponendolo alla verifica con SOSTEL e producendo la stampa di verifica di quanto in spedizione.
La firma del plico da spedire può essere eseguita da un PC qualsiasi che ha accesso a SINFON STUDIO, così come la spedizione. Il flusso di lavoro è gestito da SINFON STUDIO, che presenta automaticamente al Notaio i soli files ancora da firmare.
Le ricevute di trasmissione e di registrazione sono associate AUTOMATICAMENTE alla pratica, e possono essere acquisiti automaticamente gli estremi di registrazione.
Le denuncie alla CCIAA vengono trasferite automaticamente in FEDRA PLUS.

SENECA

È l'interprete con funzionalità avanzate che:

• individua nel testo dell'atto:

  1. i dati anagrafici dei soggetti

  2. i dati catastali

  3. i negozi

  4. le convenzioni ai fini delle note di trascrizione e dell'adempimento unico telematico

  5. la presenza di agevolazioni o di esenzioni

  6. i dati dei mutui e delle ipoteche (capitale, ipoteca, condizioni)

  

• Genera e propone i dati non dichiarati esplicitamente, come i codici fiscali, i codici negozi e codici convenzioni, le liquidazioni delle imposte

• Permette di rilevare eventuali incongruenze durante la preparazione dell'atto come la non corrispondenza tra dati anagrafici e codici fiscali, quote che non quadrano, categorie catastali errate, assenza di clausole indispensabili per l'individuazione dei dati, assenza di dichiarazioni essenziali (es. Lettura degli allegati)

• Può controllare e recuperare i dati eventualmente modificati o completati direttamente nel testo dell'atto, anche se tali dati sono stati inseriti nella pratica prima della redazione dell'atto o durante la redazione stessa.

La base di conoscenza usata da SENECA per individuare norme, forme lessicali, tipi di atto, è costantemente aggiornata e arricchita e resa disponibile immediatamente a tutti gli utilizzatori.

LA GESTIONE DOCUMENTALE

La Gestione Documentale, detta anche GESTIONE OTTICA DEI DOCUMENTI, consente di memorizzare nei fascicoli delle pratiche documenti di natura diversa, con la stessa semplicità con cui si inseriscono nel fascicolo cartaceo: atto, copie di documenti, appunti manuali, visure.
I documenti che nascono già in forma elettronica vengono semplicemente inseriti nella pratica, gli altri vengono acquisiti attraverso uno scanner.
Nel fascicolo elettronico che si viene così a creare, si introducono e si conservano anche i documenti che, se stampati, perdono la loro natura, come i documenti con la firma digitale e le mail.
L'archivio "ottico" generato attraverso SINFON STUDIO è sempre disponibile, conservato nel tempo e non cancellabile.
Le tecnologie utilizzate rendono IMPOSSIBILE la cancellazione, la manomissione o la distruzione accidentale di un fascicolo.
Un documento inserito in un fascicolo non può essere spostato in un altro fascicolo, nemmeno per errore.
Il Notaio può scegliere di alimentare l'archivio acquisendo in autonomia i documenti cartacei, o affidando a terzi la digitalizzazione dell'archivio storico. In ogni caso, i documenti, acquisiti attraverso società specializzate, vengono inseriti nello stesso archivio delle pratiche di SINFON STUDIO, dove saranno trovati, insieme all'atto, con tutti i criteri di ricerca a disposizione:

• estremi dell'atto

• periodo

• natura dell'atto

• soggetti, identificativi catastali

• referenti esterni o interni allo Studio

• parola o gruppi di parole presenti nei documenti.

2. MODULO SINFON OFFICE

E' il sistema di videoscrittura, integrato con il sistema di redazione atti, basato sul software free OpenOffice, un sistema di facile utilizzo che genera l'atto notarile nel formato aperto .odt e direttamente anche in formato .pdf.

• I modelli di impaginazione predefiniti per lo Studio possono essere personalizzati. Selezionando un modello (es. originale su usobollo, copia atto) si otterrà sempre l'atto nella forma desiderata, interlineato o meno, con la chiusa automatica, con l'apposizione dei timbri e delle intestazioni desiderate

• Permette l'uso dei caratteri disponibili, compresi i font proporzionali che consentono contemporaneamente una migliore leggibilità ed una riduzione del numero di fogli necessari

• Traduce i valori numerici e le date in lettere

• Legge i formati Microsoft Word, .rtf, .txt

• Invia direttamente il testo via posta elettronica

• Gestisce i fogli di calcolo (tipo Microsoft Excel)

Non è quindi necessario acquistare ed installare, su nessuna delle postazioni dello Studio, licenze d'uso di altri software di videoscrittura o fogli elettronici quali Microsoft Word e Microsoft Excel.

3. MODULO REPERTORIO

La redazione del repertorio è rapida e sicura dal momento che gli atti possono essere trasferiti automaticamente nel repertorio e la descrizione sommaria viene generata automaticamente.

• Più utenti contemporaneamente possono richiedere un numero di repertorio, lasciando al sistema il controllo della corretta progressività nella data evitando la necessità di un brogliaccio manuale per prenotare o attribuire i numeri

• La compilazione del repertorio rappresenta a video la copia del modulo cartaceo, con caselle che si riempiono automaticamente nelle diverse fasi dell'inserimento

• Predispone automaticamente le stampe e le elaborazioni previste dalla normativa:

  • stampa dell'originale e dell'estratto

  • stampa della rubrica

  • elaborazione del dischetto con l'indice per l'ispezione e della statistica per l'ISTAT

• Fornisce inoltre:

  • monitoraggio attività, ovvero il riepilogo degli atti stipulati in sede e fuori sede, distinti tra pubblici, autenticati, registrati

  • Statistiche e raffronto tra due periodi, con l'evidenza del numero degli atti stipulati per tipologia e degli onorari di repertorio, distinti per natura e luogo di stipula

  • La situazione degli atti repertoriati, con evidenza di eventuali errori e con la segnalazione di avvenuta o meno fatturazione

4. MODULO AGENDA DI STUDIO

L'Agenda di SINFON STUDIO è uno strumento semplice, immediato, potente ed integrato con le Pratiche dello Studio, con la Rubrica dei contatti e con la posta elettronica.
Gli appuntamenti possono essere inseriti direttamente in agenda o fissati a partire da una pratica.
Soprattutto per gli Studi associati, è utile consultare le agende di più Notai affiancate ed è consentito spostare un appuntamento da un Notaio ad un altro.
Dall'appuntamento fissato in agenda è possibile aprire la pratica collegata.
Nell'agenda sono automaticamente riportati gli estremi di repertorio per gli atti stipulati.
Gli impegni possono essere visualizzati in colori diversi in base al loro tipo (es. colloquio, stipula).
Dalla rubrica dei contatti è possibile comporre e spedire un messaggio di posta elettronica.
I contatti possono essere inseriti in rubrica attingendo i dati dalle pratiche.

5. MODULO PARCELLAZIONE

Mette a disposizione dello Studio i dati contabili necessari a controllare scadenze, flussi di cassa, crediti, situazioni ritenute di acconto, senza richiedere conoscenze contabili specifiche.

• attribuisce alla singola pratica le spese previste e sostenute con controllo della corrispondenza tra anticipazioni sostenute e anticipazioni fatturate e la situazione dei depositi in scadenza

• evidenzia gli atti per i quali non è stata conteggiata ancora la parcella o l'avviso di parcella

• elabora automaticamente la situazione delle ritenute di acconto e di controllo dei certificati da ricevere

• genera automaticamente preventivi, avvisi e parcelle anche riepilogative e/o divise per negozi nel caso di atti multinegoziali, attingendo i dati da:

  • pratica, se sono state liquidate le imposte o presentati gli adempimenti

  • parametri forniti al momento per i casi in cui non è ancora stata aperta una pratica

  • tariffa standard o tariffa personalizzata per lo Studio

• calcola automaticamente l'onorario applicando lo sconto o l'arrotondamento richiesto

• rende disponibili, oltre alla stampa personalizzata sintetica e di dettaglio delle parcelle, le stampe e interrogazioni per:

  • l'analisi della situazione del credito, l'emissione automatica dei solleciti di pagamento secondo testi e livelli liberamente definibili

  • statistiche sul fatturato per avere indicazioni sull'andamento dell'attività

  • analisi dei ricavi con distinzione per Notaio, per gli studi associati

• genera automaticamente le registrazioni contabili delle parcelle e degli incassi permettendo la gestione extracontabile o contabile analitica delle spese per pratica

• invia la parcella via posta elettronica

Le funzioni evolute della PARCELLAZIONE di SINFON STUDIO consentono un notevole risparmio di tempo nelle funzioni periodiche di controllo del credito e di emissione dei solleciti di pagamento: una volta definiti i criteri ed identificate le situazioni particolari da escludere, i solleciti possono essere emessi automaticamente senza intervenire nel cliente o nella parcella specifica.
Anche i certificati per le ritenute di acconto possono essere richiesti, oltre che al momento dell'emissione della parcella, periodicamente, emettendo automaticamente una lettera di sollecito per tutti i certificati da ricevere.

PREVENTIVI

Attraverso i Preventivi di SINFON STUDIO, possono essere personalizzate regole e tariffe per il calcolo automatico del preventivo, in base alle caratteristiche dell'atto o delle condizioni riservate al cliente.
Anche in assenza di una pratica istruita, è possibile applicare il calcolo della tassazione specificando le casistica di volta in volta necessaria e le agevolazioni: verrà proposta automaticamente la tassazione corretta.
Il preventivo può assumere diverse forme di stampa, sintentica od analitica, con evidenza o meno di condizioni particolari riservate al cliente.
Il preventivo può essere inviato al cliente anche in forma elettronica.
SINFON STUDIO permette di monitorare i preventivi richiesti da un cliente specifico piuttosto che da una agenzia, per valutare a fronte di quali e quanti preventivi è stato poi dato l'incarico al Notaio per la stipula.

6. MODULO CONTABILITÀ E BILANCIO

Consente la tenuta della contabilità, in regime ordinario, per lo Studio Notarile o l'Associazione Professionale, semplificando l'inserimento dei dati e consentendo la massima flessibilità nella configurazione del piano dei conti.

• I dati (bilancio, libri contabili, schede, situazioni) sono aggiornati in tempo reale ed i movimenti relativi alle fatture emesse ed agli incassi sono registrati automaticamente secondo criteri di aggregazione di spese ed onorari stabiliti dallo Studio

• I movimenti di chiusura e di apertura dei conti sono generati automaticamente; in generale tutti i movimenti possono essere inseriti senza vincoli di cronologia

• elabora automaticamente

  • bilancio classificato secondo i criteri di cassa

  • quadro SO del modello 770

  • dati per gli studi di settore

Per gli Studi che preferiscono demandare la tenuta della contabilità fiscale al commercialista, diventa possibile gestire internamente la contabilità di cassa e la contabilità clienti, per ottenere gli allegati clienti ed il registro delle fatture emesse.
Le particolari caratteristiche della contabilità di SINFON STUDIO permettono di controllare in poco tempo le diverse situazioni.
La funzione di 'navigazione' consente di risalire per ogni informazione alla fonte che l'ha generata: per esempio, partendo da un movimento contabile è possibile consultare la parcella che l'ha generato, il precedente deposito, il pagamento.
E' possibile ottenere il dettaglio dei costi ancora da pagare, per le fatture ricevute, già suddivise per costo ed ottenere automaticamente l'attribuzione al costo effettivo al momento del pagamento della fattura. Analogamente si può procedere per i ricavi, utilizzando anche conti di ricavo diversi per tipologia di atto.
SINFON STUDIO si distingue dalle altre soluzioni per gli Studi Notarili per la possibilità di elaborare diverse situazioni contabili in base ad abitudini, dimensioni, esigenze di ogni Studio.
La 'prototipazione' dei movimenti contabili costituisce una guida attraverso la quale anche un utente non esperto può caricare i movimenti di prima nota.
Il Bilancio può essere riclassificato secondo l'ordine desiderato e secondo modelli diversi.
Si può generare, partendo da una sola contabilità, un bilancio per competenza ed uno per cassa.

7. MODULO ARCHIVIO UNICO ANTIRICICLAGGIO

L'Archivio Unico Antiriclaggio è strettamente collegato alle pratiche, con il vantaggio di evitare ogni ridigitazione di dati.

• I soggetti possono essere trasferiti nell'anagrafica dell'Archivio Antiriciclaggio in tempi e modalità diverse:

  • singolarmente, quando vengono inseriti nella pratica, o, per esempio, quando si redige il repertorio

  • con un trasferimento automatico per gli incarichi di un certo periodo

  • insieme alla prestazione erogata

• Il trasferimento nell'archivio include tutte le informazioni relative alle relazioni tra procuratori, legali rappresentanti e soggetti

• Le prestazioni sono generate automaticamente dai dati della pratica, quindi con la garanzia che nessuna può essere omessa, mettendo in evidenza i soggetti che devono essere trasferiti nell'archivio antiriciclaggio, ma per i quali non sono stati forniti tutti i dati, e le pratiche da considerare, ma non ancora completate con i dati essenziali

• Le interrogazioni di prestazioni e soggetti sono eseguibili utilizzando come criterio di ricerca la prestazione, la persona, il periodo, il valore

8. IN SINFON STUDIO È DISPONIBILE IL MODULO "IMPORTAZIONE DENUNCE DI SUCCESSIONE" DEAS

È disponibile oggi l'integrazione con il più diffuso e completo software per la gestione delle denunce di successione: DEAS.
Le denunce di successione compilate con DEAS possono infatti divenire pratiche di SINFON STUDIO, con un'operazione semplicissima.
Questo significa che:

• Le denunce possono essere cercate insieme a tutte le altre pratiche di SINFON STUDIO: cercando un soggetto o un mappale, per esempio, sarà possibile trovare la sua denuncia, piuttosto che i trasferimenti eseguiti in precedenza

• I dati anagrafici di soggetti ed immobili possono essere utilizzati per atti successivi, richiamandoli nell'atto

• Le scadenze delle successioni possono essere monitorate con SINFON STUDIO, in un unico ambiente, insieme alle altre scadenze

• La parcella viene emessa attraverso SINFON STUDIO attingendo i dati dalla successione

• Sono aggiornati e presenti i dati per conteggiare le successioni ai fini statistici e contabili (Studi di settore)

• La denuncia, una volta conclusa e caricata in SINFON STUDIO, è consultabile da qualsiasi luogo, da qualsiasi posto di lavoro, grazie alle caratteristiche del servizio SINFON ASP

Information TECHNOLOGY è distributore del software DEAS di GEO NETWORK.