La scelta di un software adeguato per la gestione dello studio notarile è oggi, molto di più di ieri, uno dei momenti fondamentali nell'organizzazione dello studio notarile. Si tratta di una verità sempre più evidente, man mano che l'evoluzione non solo tecnologica ma anche normativa, oltre a moltiplicare gli adempimenti conseguenti all'atto, richiede al notaio di divenire protagonista del mutamento epocale rappresentato dall'introduzione, nel nostro ordinamento giuridico, del documento elettronico e della firma digitale.

Come è noto, infatti, con d.p.c.m. 8 febbraio 1999 (in g.u. n. 87 del 15 aprile 1999) sono state emanate le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporali, dei documenti informatici, portando così a compimento l'iter iniziato con la delega contenuta nella prima legge Bassanini, e continuato con la disciplina giuridica del documento informatico, contenuta nel d.p.d. 10 novembre 1997 n. 513. Tutto fa pensare che — trascorso il tempo strettamente necessario alla costituzione delle prime autorità di certificazione, ed all'approntamento dei software necessari per la generazione della firma digitale — il documento elettronico diverrà una realtà concreta del nostro ordinamento giuridico, rendendo possibile:

• L'autenticazione di scritture private ed il ricevimento di atti pubblici su supporto informatico
• La trasmissione di copie ed originali degli atti notarili, unitamente alle relative note e domande di trascrizione ed iscrizione e richieste di registrazione, per via telematica
• Il pagamento con modalità elettroniche di tasse ed imposte

Non è una realtà fantascientifica, ma è ciò che ci aspetta tra alcuni mesi, come fa pensare, tra l'altro, l'avanzato stato dei lavori nella realizzazione della Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione, e nel collegamento tra quest'ultima e la r.u.n. (Rete Unitaria del Notariato), che buona parte dei notai ha già sperimentato quanto all'effettuazione di visure catastali, nel pubblico registro automobilistico e nel registro delle imprese, già effettuabili per via telematica (tramite la Intranet del Notariato) da diversi mesi.

L'introduzione del documento elettronico rappresenta un importante momento di svolta nel rapporto che lega il notaio con lo strumento informatico. Se fino ad oggi era ben possibile delegare in toto al personale di studio la gestione del momento informatico all'interno dello studio notarile, la necessità di gestione personale dello strumento della firma digitale, al di là delle ulteriori implicazioni, comporta che il notaio dovrà, da oggi in avanti, interagire personalmente con il proprio computer, interessandosi direttamente e non più per interposta persona della gestione informatica del proprio studio. Nel far ciò, sarà privilegiato il notaio che utilizza un software notarile di elevato livello, che consente un buon collegamento tra le applicazioni, e che coinvolge l'interesse e le capacità organizzative del notaio medesimo.

Una fascia d'élite che vede l'informatica come momento essenziale.

Già da tempo, del resto, sul mercato si confrontano prodotti che si differenziano tra loro essenzialmente per il diverso livello di impegno richiesto al titolare dello studio. Si potrebbe addirittura distinguere tra i notai, a seconda del software da loro utilizzato: accanto a notai che si disinteressano quasi del tutto, una volta scelto ed acquistato il programma, delle modalità di utilizzo del medesimo, esiste una fascia, al momento abbastanza di élite ma destinata ad ampliarsi, di notai che vedono l'informatica come un momento essenziale non solo per la predisposizione dell'atto e degli adempimenti conseguenti, ma più in generale per l'efficiente gestione del proprio studio, nonchè per il monitoraggio della propria attività e l'effettuazione di statistiche del lavoro compiuto. In questo senso ha giocato un importante ruolo, negli scorsi anni, la meccanizzazione delle conservatorie dei registri immobiliari e del registro delle imprese, che ha posto il problema di individuare meccanismi veloci, efficienti ed affidabili per la gestione dei dati da riversare negli archivi della pubblica amministrazione. Si è così manifestata una triplice esigenza:

• In primo luogo, esigenza di semplificazione dell'attività di imputazione dei dati: occorre dotarsi di un software che consenta di imputare una volta soltanto i dati variabili della pratica (dati attinenti alle generalità delle parti, agli estremi di individuazione dei beni immobili, alle variabili negoziali, ai dati societari, ecc.), estraendo poi tali dati, volta per volta, per l'atto e tutte le formalità ad esso conseguenti, nonchè per gli adempimenti periodici cui il notaio è tenuto (repertorio e indice, comunicazioni statistiche, parcellazione, contabilità, ecc.), ed in genere per un efficace monitoraggio dell'attività di studio.
• In secondo luogo, esigenza di personalizzabilità del programma per conformarlo alle esigenze del singolo notaio: non tutti scriviamo gli atti allo stesso modo, e non tutti abbiamo la stessa organizzazione di studio. Il programma deve quindi consentire all'utente di poter disporre in maniera elastica dei propri dati (anche attraverso apposite tabelle in cui inserire i dati di utilizzo generale per lo studio, e modificabili dal notaio stesso, senza necessità di pagare costi aggiuntivi alla casa di software: i dati inseriti dal notaio sono, a tutti gli effetti, di proprietà del notaio stesso e devono essere quindi dallo stesso disponibili); il programma deve altresì consentire di modellare le clausole degli atti a proprio piacimento, senza doversi adattare a soluzioni predeterminate dalla società produttrice del software.
• In terzo luogo, esigenza di affidabilità dei prodotti così ottenuti: è intuitivo che la possibilità di sostituire il controllo umano con quello informatico postula che l'estrazione dei dati avvenga con procedure tali da garantire l'assoluta corrispondenza del contenuto dell'atto (con tutte le variabili che esso può contenere) con quello delle formalità che ne derivano.

Composizione o interpretazione dell'atto.

L'optimum, insomma, è un programma — come in effetti si rivela Sinfon 90 — che coniughi semplicità di utilizzo, flessibilità ed affidabilità del risultato. Quanto al primo profilo, l'evoluzione informatica porta oggi ad adottare interfacce basate sulla filosofia delle finestre (windows): interfacce grafiche che consentono un utilizzo intuitivo del software, basato sull'inserimento guidato dei dati, e nel contempo consentono all'operatore di muoversi agevolmente tra diverse parti del programma, senza dover chiudere e riaprire continuamente le applicazioni utilizzate. Questo tipo di interfaccia è utilizzabile sia con sistemi operativi Windows che Unix/Linux, e rappresenta, in un certo senso, il futuro dell'informatica, in direzione del quale si stanno evolvendo tutte le applicazioni progettate da qualche anno a questa parte: basti pensare allo sviluppo di Internet e Intranet, per rendersi conto della dimensione del fenomeno. Sotto il profilo dell'affidabilità del risultato ottenuto, occorre dire che l'evoluzione della gran parte dei prodotti esistenti sul mercato ha ormai determinato il superamento della fase di prima meccanizzazione degli studi notarili, quella, per intendersi, consistente nell'utilizzo di videoscritture, più o meno evolute. Esistono, peraltro, notevoli differenze tra i vari programmi oggi in commercio, e si rende necessaria, per il notaio, la comprensione di tali differenze, spesso difficilmente valutabili senza un'approfondita indagine, anche comparativa.

La scelta, a mio avviso, deve essere effettuata fondamentalmente sulla base delle due principali filosofie oggi esistenti:

• Filosofia della composizione dell'atto: i dati variabili (relativi alle parti, alla comparizione, ai negozi, ai beni oggetto dell'atto) vengono inseriti in apposite finestre (maschere); il programma, automaticamente, recupera questi dati attivando un'apposita funzione per la composizione dell'atto, ed il risultato è tanto più efficace quanto più sofisticato è il programma (compositore), e quanto migliori sono gli schemi di atto (contenenti le variabili necessarie ed opportune) che l'utente, o la casa di software, ha predisposto.
• Filosofia della interpretazione dell'atto: in questo caso, l'atto viene scritto liberamente, ed è poi il programma ad interpretare i termini lessicali in esso contenuti, in base ad un dato numero di parole, frasi, espressioni che, in via preliminare, il programmatore ha definito.

Esistono oggi in commercio programmi che adottano, in via alternativa, l'una o l'altra filosofia. A mio personale avviso, peraltro, esistono valide ragioni per optare per il primo dei sistemi descritti (composizione), egregiamente sviluppato in Sinfon90, in quanto l'altro (interpretazione) — pur sviluppato da qualche casa di software con risultati apprezzabili — manifesta una serie di limiti:

• Qualunque programma di interpretazione non può non fondarsi su una predeterminazione dei presupposti lessicali (frasi, espressioni, singole parole), il cui mancato o scorretto utilizzo da parte dell'utente determina inevitabilmente errori di interpretazione, con intuibili conseguenze in termini di affidabilità dei sottoprodotti: se scrivo erroneamente partticella in luogo di particella, a parte la scorrettezza grammaticale, nella nota di trascrizione il mappale in oggetto non verrà riportato; parimenti, a fronte di una frase del tipo: Tizio vende la nuda proprietà, spettando l'usufrutto a Sempronio, del seguente immobile, il programma, il più delle volte, non saprà più individuare con esattezza se il diritto trasferito è la nuda proprietà o l'usufrutto. A prescindere, comunque, da esempi concreti, a fronte dei quali è sempre possibile un intervento del programmatore che arricchisca il lessico utilizzato, è proprio l'estrema varietà delle fattispecie, del linguaggio utilizzabile, degli errori che possono essere commessi a rendere perplessi sulla affidabilità dell'interpretazione del linguaggio come presupposto per la creazione dei sottoprodotti dell'atto (rimando, in proposito, a quanto scritto da Gallizia (Programmi interprete e pubblicità legale, in Federnotizie, 1997, 1, p. 29).
• Come riflesso di quanto sopra detto, l'utente si trova costretto a limitare notevolmente la propria libertà di inserire nell'atto pattuizioni e termini particolari: se, infatti, il software (interprete) individua il mappale da inserire nella nota di trascrizione in base alla parola mappale, rinvenuta nel corpo dell'atto, ogni descrizione (relativa a dati storici, variazioni catastali, provenienze, corrispondenze nel N.C.T.) che contenga tale parola verrà interpretata come mappale oggetto dell'atto, a meno di ricorrere ad accorgimenti che, peraltro, vanificano ulteriormente la libertà di espressione nell'atto stesso.
• è stato possibile rilevare, in qualche programma di interpretazione, più di un limite di efficacia dell'interprete: così, ad esempio, errori nell'interpretazione dei doppi cognomi o dei doppi nomi, errori nell'interpretazione degli atti societari complessi, e degli atti multinegoziali in genere (esempio: clausola IVA, o clausola di richiesta di agevolazioni fiscali, riferita ad uno dei negozi dell'atto, interpretata come riferibile all'intero atto; pattuizioni accessorie relative a servitù, con riferimento alle quali il programma fatica a distinguere le parti a favore e contro nella nota di trascrizione).
• è stato, altresì, possibile rilevare limiti di memoria in qualche programma di interpretazione, per cui, di fronte a descrizioni particolarmente lunghe (esempio, pluralità di beni, o di persone), ad un certo punto l'interpretazione si arresta.

A prescindere, in ogni caso, dall'evidenziazione di specifiche problematiche, alcune delle quali forse risolubili con una più accurata programmazione, nasce il sospetto che la tecnica dell'interpretazione lasci parecchi margini ad errori; il tutto in un contesto che va evolvendosi rapidamente verso una sempre maggiore meccanizzazione degli uffici (Conservatorie, Registro delle Imprese, Archivi notarili), con conseguente rivalutazione dell'importanza (e dell'affidabilità) dei dati rispetto all'atto vero e proprio.

Quanto sopra induce a propendere, a parere del sottoscritto, per la filosofia di composizione, propria di Sinfon90, che parta cioè dai dati (inseriti nelle apposite maschere) per ricavarne, attraverso appositi schemi, l'atto notarile e tutti i sottoprodotti dello stesso, con una procedura di totale affidabilità. Nell'esame di vari programmi improntati a tale filosofia, è stato possibile verificare che non esiste, a tutt'oggi, un sistema totalmente bidirezionale, che consenta cioè, una volta inserito il dato e composto l'atto, di correggere l'atto medesimo ottenendo il ritorno indietro del dato corretto alle maschere. Il tentativo, in questo senso, di qualche casa di software, pur apprezzabile, ha tuttavia mostrato i limiti di tale bidirezionalità: se si correggono dei dati (cognome, nome, mappale) nell'atto, senza ritornare nelle maschere, il sistema non controlla la correttezza del dato inserito, e comunque non ne interpreta il contenuto al fine di evidenziare possibili incongruenze (quali, ad esempio, un codice fiscale errato, una provincia non corrispondente ad un Comune); inoltre, alcuni elementi (quali, ad esempio, il codice del diritto o della convenzione per la trascrizione meccanizzata, la quota compravenduta, il ruolo di venditore, compratore, rappresentante, ecc.) non possono essere corretti nell'atto in maniera tale da determinare una contemporanea ed efficace correzione delle maschere. Il programma di composizione di Sinfon 90, in particolare, consente all'utente di correggere i dati precedentemente inseriti nelle maschere, e quindi di ricomporre nuovamente, con garanzie di totale affidabilità, l'atto.

Sinfon90

Al di là di quanto sopra esposto, rimane un notevole divario tra i diversi programmi di composizione oggi esistenti sul mercato. A fronte di programmi che si limitano a miscelare i dati contenuti nelle maschere, senza effettuare alcun raffronto tra i vari richiami o tra i vari campi, esiste il software Sinfon90 che, nell'effettuare la composizione dell'atto, esegue vere e proprie funzioni di calcolo, raffrontando il contenuto dei campi e traendone ulteriori elementi per la composizione. Di seguito espongo, peraltro solo a titolo esemplificativo, alcuni dei principali risultati ottenibili con Sinfon90, da me attualmente — e già da tre anni — utilizzato per la gestione del mio studio:

• Il programma non si limita a trasportare il contenuto di un campo delle maschere nell'atto composto, ma è in grado di leggere il contenuto di tutti i singoli campi delle maschere, e di confrontarlo, eventualmente, con quello di altri campi, al fine di inserire o meno determinate clausole nel corpo dell'atto, di proporre all'utente delle domande o messaggi di avviso in sede di composizione.
• Il programma di composizione riesce addirittura ad effettuare delle operazioni di calcolo (aritmetiche, algebriche) sul contenuto dei vari campi; il programma contiene opportune funzioni che consentono di memorizzare il contenuto di risposte fornite dall'utente in sede di composizione, in modo da ripetere, in più occorrenze dell'atto, lo stesso tipo di informazione senza doverla ridigitare manualmente.
• Il programma di composizione, estremamente elastico in quanto utilizza domande precedentemente impostate dall'utente, memorizza le risposte fornite e le utilizza per le successive ricomposizioni, rendendo così possibile, a fronte di possibili correzioni, l'intervento dell'operatore sul dato un'unica volta, eliminando ogni possibilità di errore.

Tali caratteristiche, di programma di composizione evoluto, si coniugano ad un elevato livello di personalizzabilità da parte dell'utente, il quale riesce praticamente a piegare, attraverso la libera creazione dei propri schemi di atto, il compositore ad ogni sua esigenza. A titolo meramente esemplificativo, ecco alcuni dei vantaggi ottenibili attraverso il suddetto programma Sinfon90, da me personalmente sperimentato in questi anni:

• è possibile creare degli schemi di atti che siano perfettamente congruenti con quanto richiesto ai fini della pubblicità immobiliare e societaria: l'interazione tra schema (inteso come telaio contenente le parti fisse dell'atto e le istruzioni per l'utilizzo dei dati variabili), risposte fornite dall'operatore in sede di composizione e dati inseriti precedentemente nelle finestre (database) della pratica, avviene in modo tale da consentire all'utente un duplice, efficace controllo: se la composizione dell'atto avviene correttamente, significa che i dati delle maschere sono stati inseriti altrettanto correttamente, ed allora la creazione dei dischetti per la Conservatoria e per la Camera di Commercio è assolutamente automatica, azzerandosi ogni possibilità di errore. D'altra parte, se i dati variabili non sono stati correttamente inseriti nelle finestre, è possibile inserire nello schema dei messaggi di errore, che avvisano l'operatore della necessità di ricontrollare le finestre, ed imputare, stavolta correttamente, i dati necessari.
• La possibilità di effettuare delle vere e proprie operazioni di calcolo in sede di composizione si rivela estremamente utile: si può, ad esempio, ottenere il calcolo automatico del valore catastale del complesso degli immobili oggetto del negozio (sommando i totali delle rendite catastali riportate nelle maschere degli immobili), con un messaggio di avviso in sede di composizione; si può ottenere anche il calcolo del valore catastale di quanto trasferito in nuda proprietà (il sistema calcola il coefficiente in base all'età dell'usufruttuario); il sistema effettua confronti tra date, per cui, ad esempio, controlla che la data del certificato di destinazione urbanistica non sia precedente di più di un anno rispetto alla data di stipula; è possibile ottenere un conteggio del numero delle parti, degli immobili oggetto dell'atto, anche ai fini di una corretta declinazione di alcune clausole dell'atto; nelle vendite con prezzo dilazionato, il programma può controllare che il totale delle rate dilazionate corrisponda al totale del prezzo convenuto; nelle cessioni di quote sociali, il programma può calcolare automaticamente, ed inserire nell'atto composto, l'importo dell'imposta sul capital gain, della tassa sui contratti di borsa, della percentuale della quota ceduta rispetto al capitale sociale (e può verificare se la percentuale è superiore a quella per la quale è possibile effettuare l'opzione); negli atti costitutivi di società, il compositore verifica automaticamente la corrispondenza tra capitale sociale e totale delle quote sottoscritte; negli atti modificativi di società, relativi, ad esempio, ad operazioni sul capitale, il programma, effettuando opportuni calcoli sui dati contenuti nelle maschere, riconosce se si tratta di aumento di capitale o a pagamento, se il capitale risulta ridotto per perdite di oltre un terzo, o sotto il minimo legale, o sotto lo zero. Questi sono, ovviamente, solo alcuni esempi di automazione che è possibile realizzare.
• Il sistema declina automaticamente i maschili e femminili, singolari e plurali, con riferimento ai soggetti dell'atto, distinguendo i diversi ruoli (danti ed aventi causa, mutuatari e terzi datori, soci, amministratori, rappresentanti, società costituenda o modificanda, ecc.); è possibile altresì inserire ruoli liberi, secondo le esigenze del notaio (ad esempio, presidente di assemblea, vecchio socio o vecchio amministratore, defunto, ecc.), che vengono poi utilizzati per declinare automaticamente le persone con detti ruoli o cariche, e per tutti gli altri effetti necessari; il programma riconosce automaticamente, in composizione, se qualcuna delle unità immobiliari urbane inserite nelle maschere è priva di rendita, ed inserisce automaticamente la clausola ex art. 12 D.L. 70/88; riconosce automaticamente l'esistenza di terreni, o fabbricati, ai fini delle clausole ex legge 47/1985, o ex legge 165/1990; inserisce, in maniera totalmente automatica, le dichiarazioni sul regime patrimoniale coniugale, anche in ipotesi complesse come quella di acquisto di beni personali ex art. 179, lett. f), c.c.; inserisce, automaticamente, la menzione dei rapporti di rappresentanza; riconosce se un soggetto è persona fisica o giuridica, ed adatta di conseguenza le clausole dell'atto (si pensi alle dichiarazioni di parentela, alle agevolazioni prima casa per l'acquirente persona fisica, ecc.); è, in generale, in grado di inserire automaticamente clausole in corrispondenza a determinati contenuti dei campi, previa, ovviamente, opportuna predisposizione dello schema di atto in modo da ottenere tali risultati.
• Lo schema di atto interagisce, oltre che con i richiami contenuti nelle maschere, anche con un'apposita tabella di tipi di atto, per cui è possibile predisporre clausole generiche, riferibili a tutti i tipi di atto, impostando all'interno le opportune variabili in base al tipo di atto (si pensi alla differenza tra i diversi tipi di atto in tema di menzioni, nell'apertura e nella chiusa dell'atto, sull'esistenza dei testimoni, sulla cittadinanza dei comparenti soci, sulla lettura di atto ed allegati, ecc.).

La possibilità di memorizzare il contenuto di risposte fornite dall'utente in composizione è di estrema utilità, in quanto evita di ridigitare manualmente più volte una stessa informazione: si pensi all'esistenza o meno di testimoni nell'atto (che và indicata sia nell'apertura che nella chiusa), all'esistenza o meno di rappresentanti della parte venditrice o compratrice, ecc…

Adeguarsi ai tempi

Mi sono dilungato sulle caratteristiche tecniche del prodotto perché, a mio avviso, esse costituiscono un aspetto fondamentale per comprenderne la validità ed i pregi. Devo dire che, a fronte di un investimento di tempo iniziale necessario per l'approntamento degli schemi di atto e la personalizzazione delle tabelle, il ritorno in termini di tempo, di affidabilità del risultato e di velocità nella predisposizione degli atti e degli adempimenti, mi ha adeguatamente premiato. Del resto, le caratteristiche di elasticità del software, ed i tempi di aggiornamento dello stesso alle novità normative rispondono pienamente alle esigenze del notaio. Solo per fare alcuni esempi:

• Sin dal 1° Gennaio 1999 sono stato in grado, con la semplice predisposizione di una clausola contenente le opportune funzioni di calcolo, di gestire l'introduzione dell'Euro, con l'introduzione nei miei atti, in modo totalmente automatico, delle cifre anche in Euro, per esempio, relative alle rendite catastali o agli atti di mutuo.
• Dopo breve tempo dalla soppressione dei servizi di cassa degli uffici finanziari, l'Information Technology S.r.l. ha reso disponibile una release che consente, partendo dalle funzioni e dagli schemi di parcellazione, di codificare in modo totalmente automatico le imposte e tasse da pagare agli uffici del registro e conservatorie.
• Il menù Repertorio e indice consente, con estrema velocità e facilità, di ottenere statistiche utili per il monitoraggio annualmente effettuato dai consigli notarili ai fini dell'applicazione dei principi di deontologia notarile.

Altrettanto semplice si è rivelata l'estrapolazione dei dati necessari per la compilazione del nuovo quadro SO ai fini delle comunicazioni richieste dalla normativa sui capital gains.

Il tutto si coniuga con la disponibilità di un efficiente e completo help in linea, che sostituisce i manuali cartacei, e che viene gestito tramite il browser Netscape, in formato quindi ipertestuale e con facilità di accesso alle diverse sezioni del programma. L'help così realizzato si integra con l'assistenza telefonica ed anche telematica fornita dalla software house, che, collegandosi via modem allo studio notarile, è in condizione di risolvere in tempo reale eventuali problemi che dovessero insorgere.

Sono, peraltro, più che mai convinto che Sinfon90 sia un prodotto dedicato ad una certa fascia di notai, quelli cioè che curano in un certo modo l'organizzazione del proprio studio ed hanno a cuore un determinato tipo di risultato, come mi sono sforzato di illustrare nelle pagine che precedono: a mio avviso la sopravvivenza sul mercato dei singoli notai, e probabilmente del notariato nel suo complesso, dipenderà, nei prossimi anni, dalla prontezza con cui il notariato medesimo si adeguerà ai tempi, sfruttando da protagonista le sfide tecnologiche del nuovo millennio. Le prospettive di sviluppo del software Sinfon 90 — con la possibilità di avvalersi del nuovo sistema operativo Linux, e il contemporaneo utilizzo di applicazioni Windows — e conseguentemente l'ottimizzazione dell'interazione con altre applicazioni ed a livello di rete, appaiono incoraggianti.

Gaetano Petrelli